仕事の資料やデータ、ついつい適当にフォルダ内に入れてしまっていませんか？
または、資料を探すのに時間がかかっていませんか？
過去の資料や参考データを探す時間を短縮することができれば、それは業務効率化に繋がります。今回は経営コンサル会社である天神経営が実践しているファイル整理の3つのルールをご紹介いたします。
ファイル整理の重要性
「ファイルが整理されているとどうなるの？」
「整理整頓した方がいいのはわかるけど、自分がファイルの場所をわかっていれば大丈夫なのでは？」
と思われる方もいらっしゃるかもしれません。整理整頓ができていると、
- 見栄えがいい
- 資料を見つけやすい
その他ファイル整理ができていることで、企業に良い影響を与えることができるかもしれません。詳しく説明していきます。
まずはファイルが整理されている場合のメリットと、整理されていない場合のデメリットに分けて説明します
整理されているメリット
業務効率化に繋がる
ファイル整理をされていると、パッとみてどこに資料があるか分かるようになります。そのため資料の場所を覚える必要がなくなるので業務の効率化に繋がり、探す時間を別の業務に費やすことができます。
時間短縮に繋がる
入社して間もない新人でも、自分で必要な資料を探し出すことができます。そのため、先輩社員は指導する時間が短縮することができます。
また、長期間勤務してくれていた社員が退職するとなった場合でファイル場所の引継ぎを行わなくていいので時間短縮になります。退職後も〇〇さんがいないから場所が分からない・・という事態を防ぐことができます。
エース社員が退職を申し出てきたらどうする？！退職の引き止め方と未然に防ぐ方法 – 天神経営コラム (tenjinkeiei.co.jp)
整理されていないデメリット
資料探しに時間がかかる
ファイルがきちんと管理されておらず散乱していると、上記メリットで上げた業務効率化や時間短縮が実施できなくなります。ファイルが整理できていることにより資料探しの時間短縮、そして結果的に企業の成長に繋がります。
社員が退職するとファイルの場所が分かる人がいなくなる
ご自身が進めている仕事で、「自分しかやらない仕事だから分かりやすくしていなくて大丈夫」と思われる資料もあるかと思います。しかし引継ぎをすることなく仕事をお休みしなければならない時、誰でも代わりに仕事をできるよう分かりやすいファイル整理はとても重要です。個人の仕事でも率先して整理を実施していきましょう。
ファイル整理３つのルール
では実際にどのよう行っていけば誰でもパッとみて分かるファイル整理といえるのでしょうか。考えていきましょう。
①ファイル名付けルールを決める
ファイルの名付けは整理する中で最も重要になります。
ここで各々がバラバラのファイル名を付けてしまうと、資料を探すとき見つかりにくくなってしまいます。そのため整理を行う前に、「ファイル名付けのルール」を決定しておきます。
ファイル名を付けるときは「日付・大分類・小分類」を意識
日付は更新した日やファイルを作成した日等任意の日付をあらかじめ決定しておきます。
大分類はファイルのジャンルを、小分類はファイルの内容を簡潔にまとめ名付けします。
例 2022-06-01“_請求書”
小分類は大分類あとに付け加えます
例 2022-06-01_請求書_“○○会社用” 2022-05-01_見積書_“訂正版”
このように小分類、大分類は誰がパッと見てもわかるような名前を付けます。
区切り記号はハイフン「-」アンダーバー「_」の2つを使う
ファイル名を付けるとき、使用できない記号が多く存在しているため区切り記号はなるべく「-」や「_」の2つを使用しましょう。また、ピリオド「.」は拡張子(末尾につくファイルの種類を識別するための情報 例JPEG→.jpg)の前に使用するため、ファイル名に使用すると誤って拡張子と認識されてしまう可能性があるため使用は控えましょう。
ファイル名は短く設定
ファイル名は長すぎると省略されてしまう為、パッとみて分かるとは言えなくなってしまいます。
業務効率化につなげるために、できる限り要点をまとめ短く設定すると良いでしょう。企業名を入れる場合は敬称略したり、または企業名を省いたりすることもおすすめです。
表記を統一する
細かいことですが数字は全角か半角か、アルファベットは大文字か小文字か、こちらも事前に決めておくことは重要です。曖昧になってしまうと検索するとき手間が生じてしまう可能性があります。
・ファイル名の数字は全角で入力ではなく半角で統一
・アルファベットは「半角のすべて大文字」や「半角のすべて小文字」
など自社にあった方法でルールを設定してみてください。
②フォルダ内を大分類で分ける
フォルダ内のファイルはすべてが同じ内容とは限らないため、あらかじめ大まか分けてフォルダを作成しておきます。
例 01_クライアント情報
02_営業資料
03_見積書・請求書
04_その他
③必要に応じ大分類をさらに中分類に分ける
大分類フォルダが作成できたら次は、大分類の中に中分類フォルダを作成します。中分類ファイルは必ずしも必要というわけではありませんが、資料が多い場合は作成した方が業務効率化につながります。
例 01_クライアント情報
→■財務書類
■会社資料
■担当者メモ
更に小分類でさらに細かく分けてしまうと逆に効率化に繋がらない可能性が出てくるため、小分類はできればフォルダではなくファイルで統一しましょう。
注意点
①一桁数字は0を付ける
ついつい一桁数字の時1、2と入力してしまいそうですが、出来れば01、02のように0を付けてください。もし一桁で入力したら、ファイルの順番が崩れてしまいます。
例えば 2022-1-1_請求書 と 2022-11-11_請求書 の二つのファイルがあった場合
通常は1月分が上に来ないといけませんが、一桁数字に0を付けていないと
11月分が上に 1月分が下に来てしまい、パッとみて分かるファイル整理とは言えなくなってしまいます。
②昔のファイル名を記録しておく
ファイルを整理する際に既存の場所からファイルが動いてしまい、一時的に場所がわからなくなってしまうことも考えられます。そのような事態を防ぐために、
・整理後の資料の場所
・変更前のファイル名
上記2つを履歴としてExcelなどの表に残しておくようにしましょう。
こうすることで、以前から使っていた資料を探すとき
「あれ？名前が変わって場所が分からない」
という場合でもExcelを見てもらうと見つけ出せるという流れを作っておくと、より業務効率化に繋がります。
もともとのファイル名でしか覚えていないから、どこに移動したかわからないという事態を防げて安心してファイルの整理を実施できるかと思います。
4.まとめ
いかがでしょうか。今回はファイル整理についてを説明させていただきました。整理する際に最も重要なのはファイルの名前です。上記で記載した「ファイル名付けルール」を意識し、名前を付けてみてください。業種ごとに扱っている資料はバラバラかと思いますので、それぞれに合った大分類や中分類、必要に応じて小分類を活用して、更なる業務効率化を目指していきましょう。
天神経営では企業診断や助言など実施しています。もし自社だけで解決できない悩みがありましたらお気軽にご相談ください。現在初回相談60分無料で受け付けております。
