決算間近に慌てて作業していませんか？今回は決算スケジュールを早めるためについてお話していきます。決算スケジュールを早めるには一般的に次のような改善視点が必要です。
1.ボトルネック業務のプロセス改善
請求締め業務などの主要プロセスについて業務分析を行い、時間短縮の観点からボトルネック業務を洗い出し、仕事の順番、方法などの見直しを行い、To-be業務プロセスを定義すること。
2.業務ルールの変更・改善
情報作成の目的を再認識し、目的に沿う形で情報収集スケジュール、締めスケジュール、承認ルールなどを見直すこと。
3.システムの改善
情報作成業務において、重要なプロセスを担うシステム上の問題点を洗い出し、必要
なプログラム改善やシステムスケジュールを見直すこと。
以上三点がスケジュールを早めるために必要な改善視点といえます。
情報の目的適合性
上記の改善視点において共通して言えることは、情報の目的適合性を考えるということです。
目的を達成するために必要な情報の精度を事前に確認し、関係者で合意を形成しておくことが決算早期化プロジェクトを推進していく上でとても重要な点となります。
また、決算早期化の視点はプロセスの簡素化を追求するあまり、内部統制の観点が欠落しがちです。当該事案の推進にあたってはJ-Soxの要件も十分加味したうえでプロセス設計を行う必要があります。
また会計面においては特に外部業者等の取引先の意識改革や協力も不可欠となる場合が往々にしてあります。
見栄えの良い表現にご注意を
いかにも美しい表現で「決算の早期化」について書かれている書物やホームページなども多いのですが、未だに「経理担当者」が締め日になってようやく机に溜め込んだ請求書をおもむろに出して、会計ソフトに入力し始める…とか、請求書発行が社員の締めの意識が希薄で、締め日後に請求データそのものを多数提示され、売上高すら決まらない…とか、更には引き落としまだ反映されていないので費用確定ができない…、などと結構アナログ的な部分が積み重なって5営業日前後、業績数値の確定が遅れていることがあります。
私たち天神経営では、大手業者が行っているような「〇〇システム導入により…」などの前に、まず実際に仕事場で何が起きているのかを社員の方々と一緒になり実務を行いながら細かく業務の流れを見て行きます。
天神経営がともに実行する改善ステップ
では実際に天神経営が実行する改善へのステップをご紹介します。
- 〇〇営業日短縮
- 問題点の洗い出し（「いや無理、何故なら…」の掘り下げ）
- 2の逆説を仮設として整理、フローへ落とし込み
- 逆説を成立させるための更なる仮設設定
- 仮設の具現化
これらのステップを天神経営では一緒にやっていきます。
場合によっては外部取引業者の協力や理解も必要です。その場合においてももちろん一緒に交渉や説得、お願いをさせていただきます。一連の流れを社員の方々と一緒にやることによって、社員の経験値を上げていくのです。
経験値が上がれば意識も変わってきます。
問題の根本
実は決算スケジュールこそが問題の根本でもあったりします。
「どうして月次を早くする必要があるのか…」「やらなければならないのか…」そこに関わる全てのものを理解しなければなりません。
「仕事は一つ上の立場の目線でやれ。」
かつて古き良き時代には上司から良く言われたものです。
まさにこれが仕事の質を上げていくかつての「魔法の言葉」だったのです。
後工程、前工程の状況を見定めながら、かつケアしながら自身の仕事を行うことで我が国の業務の質は上がってきました。目線を一つ二つ上げて同じ仕事をしたときに結果は明らかに違ってきます。
もちろん大掛かりなシステムを導入し、これにフローを合わせることで目覚ましい効率化が実現することもあるでしょう。
しかしそれには高額なコストがかかります。
何も大掛かりなシステム導入をしなくてもまずは一つ一つの細かな業務を見直し、俗人的な要素を少なくしていくことで意外にもスムーズに流れることもあるのです。
ましてや今のこのコロナ禍の時代に作業効率を上げ、できるだけ早い経営判断ができるようにすることは必須です。
私たち天神経営は、これに汗を惜しみません。
問題は経理だけではない
また実は、経理だけの問題でなかったりもします。
経理は基本的には企業活動の結果の集計ですから、これを逆にたどっていくと様々な部門が絡んでいることが分かります。
私たち天神経営は、どの部門から上がってくる“何が問題で締めが遅れるのか”も一緒に特定し、その部門への協力・依頼を行っていきます。
そして締め作業の早期化を皮切りに、目線が上がった社員達がそれぞれの部門で仕事をやり始め、自分たちで考え始めることを支援します。
このすべてがお客様の会社の財産となるために私たち天神経営はあるのです。
天神経営では専任のスタッフがご相談を承っております。
補助金の活用、経営支援、経営相談をご検討の企業様はお気軽にお問い合わせください。
