4月に入り新入社員の育成にお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
今回は部下の自発的な成長を促せるマネジメントサイクル 、中でも「PDCAサイクル」の取り組み方についてご紹介します。
マネジメントサイクルの種類
まず「マネジメントサイクル」とは仕事を効率的に行うため、計画から改善まで一連の流れで行うワークフレームです。PDCAが有名でよく耳にすることがあるかと思いますが、最近では他にも様々な種類が出てきています。
- PDCAサイクルよりワンテンポ早くサイクルを回せる「PDRサイクル」
- 現状把握しまずは行動に移す「OODAループ」
- Do(行動)が一番重要な「PDSサイクル」
今回はマネジメントサイクルの代表PDCAサイクルについて説明していきます。
なぜ今回新入社員育成でPDCAサイクル？と思われた方もいらっしゃると思います。初めてマネジメントサイクルを実施する新入社員の方が、代表的なPDCAサイクルをしっかり回すことができれば先述した様々な種類のマネジメントサイクルを駆使することができ、さらに効率的に仕事を実施することができると思います。
しかし会社の状況や部下の能力に応じ、柔軟に活用するマネジメントサイクルを変更してみてください。
PDCAサイクルとは
それではPDCAサイクルについてより詳しくご説明します。 「PDCA」とは4つのプロセスを意味しています。
- Plan(計画) 目標を達成するためにどのように行動するか計画を立てる
- Do(実行) 立てた計画を実行する
- Check(評価) 実行した行動を評価する
- Action(改善) 評価した中で改善点があれば改善策を見つけ出す
上記4つを順番に行い、Action(改善)までサイクルを回したら、また最初のPlan(計画)に戻り繰り返し実施していきます。さらにこれを高速で回していくことで、より早く企業の問題解決ができたりや業務の効率化に生かすことができます。
メリット
では実際にPDCAサイクルを活用した際、どのような成果が得られるのかご紹介します。
- 仕事の管理が楽になり、集中して自身の業務に取り組める
- やるべき目標が明確になり改善点も見つけやすくなる
最初に目標を達成するまでの流れをあらかじめ決めておくため「目標を達成するにはどのように行動したらよいのか」と考える時間が少なくなり、上司に動きを聞かずとも自発的に行動できるようになるというメリットがあります。
デメリット
反対にPDCAサイクルを回す際デメリットとなり得る事例をご紹介します。
- サイクルを回すことが目的になってしまい本来の目的を見失ってしまう
- 計画を立ててから改善まで時間がかかるためモチベーション維持が難しい
計画を実際に行動に移す際、サイクルを回そうと少し無理をして業務を実施してしまったりとりあえず評価に進むため適当に行動してしまうのは本末転倒です。PDCAサイクルでは、状況に応じて柔軟に作業を実施するしないを判断し、行動ができなかったとしてもなぜ行動できなかったのかを記録しておきましょう。
また、PDCAサイクルでは今までの記録や実績を元にPlanを立てていくことが多く、これまでのやり方を意識するため新たな発想や考えが生まれにくいと言われています。
落とし込む時のポイント
ここまでPDCAサイクルについて・メリット・デメリットをご説明しましたがいかがでしょうか？ここからは上記を理解して頂いた上で、どのような点を意識して部下の方へPDCAサイクルを落とし込んでいくとより効果的か、ポイントを4つに分けご説明します。
①Plan 無理のない計画
PlanはPDCAサイクルの中で一番重要と言われています。
そのため気合が入りすぎて目標を高く設定しすぎてしまうと、行動に移すことができなくなり計画倒れとなってしまいます。計画を立てる際には、企業の目標と今現在の自身の課題を理解して、可能なかぎり数値化や定量的を意識して目標を設定をしましょう。
②Do 行動を記録する
Doでは計画を実際に行動に移し次の評価の為記録を残しておきます。しかし忙しかったり、計画した時と状況が変わり行動することができなくなることも多々あるかと思います。その際はなぜ実施できなかったのかしっかりログを記録しておくことが大事です。ログが残っていることにより、次の評価が行いやすくなります。
部下が計画通り行動できているか、どこに行き詰っているのか定期的に行動を観察し次の評価の際フィードバックしてあげましょう。
③Check 定期的に評価する
Checkでは立てた目標は適切だったのかもっと高い目標にしても良いのか等、良い点悪い点を見つけだします。行動によって目標が達成できているのか、行動で行き詰っている所はないかも一緒に確認し、上司の方はサイクルの軌道修正をしてあげましょう。
④Action Checkで発見した気づきや課題の改善策を検討
Actionでは評価で見つけた悪い点の改善策を検討します。 改善策が見つかったら、すぐに行動できるものはそのまま実施し、時間を要する改善策であれば次の計画に組み込みます。
まとめ
PDCAサイクルについてご紹介しましたが、いかがでしょうか。サイクルを継続的に実行することにより、企業の改善や成果を生み出すことができるかもしれません。
また、マネジメントサイクルの落とし込みがうまくできない、落とし込みしたがうまく浸透しない等部下の育成方法について迷われている場合は、私たち天神経営にご相談ください。
天神経営では組織診断も実施しております。お気軽にお問い合わせください。
