目標設定や定期的な査定、期末など、面談を実施する機会は多いのではないでしょうか？普段なかなか作ることができない、じっくりと話をする時間だからこそ有意義なものにして、社員のモチベーションアップにも繋げたいものです。今回は面談を実施する際のポイントを紹介します。
目的の設定
面談を実施するにあたり、まずは「なぜ」面談を実施するのか目的を明確にすることが重要です。後述する面談でどんなことを聞くのかという部分にも直結しますし、面談をされる側にとっても何を聞かれるかわからない状態というのは身構えてしまうものなので、まずはどんな理由で面談を行うのかを明らかにしましょう。
事前準備
ざっくばらんに意見交換を行うような面談であれば問題ありませんが、評価面談や目標設定などが目的の場合は、事前に質問項目やその回答や回答に対しての評価を記載できる面談シートを作成しておくと便利です。
特に目標設定が目的の場合は、面談シートの内容をもとに時間を開けて振り返りなどを行うこともできるので、事前の準備は怠らない用にしましょう。
質問の仕方
自然な流れで様々な話を聞き出すことも重要ですが、予め「ここは聞いておきたい」というポイントに関しては事前に質問を考えておく方が、質の高い面談を行えます。
質問内容は面談の目的によって様々あると思いますが、
・相手が理解しやすいシンプルな質問にすること
・相手の考えを聞き出す質問にすること
の2点に留意する必要があります。質問内容がわかりにくいと、聞きたかった内容とは異なる答えが帰ってきてしまう可能性があります。また「はい・いいえ」や「そうですね」などの相槌で回答できてしまう質問ばかりでは、相手が考えていることを十分に聞き出すことができないため、相手の意見を引き出すと言う部分を意識して質問を考える必要があります。
話しやすい環境作り
実際に面談を行う際には、話しやすい雰囲気を作ることも重要です。従業員から本音を聞き出すためにも、面談時にはアイスブレイクとして雑談などを行いましょう。また他の人に声が聞こえないように、別室や社外など話をする場所にも気を配る必要があります。
口下手な社員や、普段なかなか話すことの少ない社員は、緊張してうまく話せないことなどもあるので、気遣いを忘れないようにしましょう。
社員面談を行うメリット
１．やる気を高めることができる
チーム内の各メンバーと話し合い、やる気を引き出すのは目的の一つです。個々のメンバーと直接話をすることで、それぞれのやる気をチェックできます。そして、やる気を失っているメンバーがいる場合はきちんと話をして、悩みや不安を解決していきます。そういう環境を整えれば、従業員はやる気を出して仕事に取り組むようになります。
２．管理者と従業員に適度な緊張感が生まれる
定期的に面談することで、従業員は適度な緊張感を保てるようになります。そしてもちろん、面談はリーダーにとっても緊張する瞬間です。程よい緊張感の持続は、チームにとって有効です。
個人面談の種類
・フィードバック面談
定期的にこれまでの反省を行い、どんな問題点や課題があるのかを明確にし、今後の目標を定めます。単に面談で話を聞くだけではなく、今後に活かされるのがメリットです。評価の納得度を高め、業務へのやる気がアップします。
・中間面談
年度の中間に行い、年間の目標を再確認して、現状把握を促していきます。後半に突入するにあたって課題を明確にして、解決方法についても確認します。
・目標設定面談
部下の目標を定めるのが目標設定面談です。部下の立てた目標を上司が確認し、必要に応じて目標の修正をサポートします。効果的な目標を設定できれば、部下は業務において重視するべき点が明確になります。
まとめ
会社からの評価を伝えることや、定期的に目標を設定することは社員のモチベーションを向上させ、会社の成長にも繋がります。より価値の高い面談を実施して、社員の本音を聞き出してみてください。
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